Protokół z lustracji

Krajowy Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych
w Warszawie, ul. Prosta 2/14

PROTOKÓŁ Z LUSTRACJI PEŁNEJ

działalności Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej „Wspólna Ostoja” w Warszawie ul. Filtrowa 67 za lata 2010, 2011 i 2012 przeprowadzonej w dniach od dnia 14.10.2013 r. do dnia 15.11.2013 r. z przerwami przez lustratora:

  • Halinę Bąk posiadającąuprawnienia lustracyjne Nr 1495/95, nadane przez Krajową Radę Spółdzielczą

działającą na podstawie upoważnienia nr 70/2013 wystawionego przez Prezesa Krajowego Związku Rewizyjnego w Warszawie, ul. Prosta 2/14 z dnia 02.10.2013 r.

A. INFORMACJE WSTĘPNE

1. Podstawę prawną przeprowadzenia lustracji stanowią:

  • art. 91 ustawy z dnia 19.09.1982 r. Prawo Spółdzielcze z późniejszymi zmianami i obwieszczeniem Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 23 października 2003 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy – Prawo spółdzielcze (Dz. U. nr 188 z 2003 r., poz. 1848).
  • „Instrukcja o lustracji organizacji spółdzielczych” – stanowiąca załącznik Nr 1 do uchwały Nr 9/2010 Zgromadzenia Ogólnego Krajowej Rady Spółdzielczej z dnia 01.07.2010 r.;
  • Statut Spółdzielni.

1.1. Informacje wstępne.
Z lustracji ustawowej pełnej Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej „Wspólna Ostoja” w Warszawie zwanej dalej „Spółdzielnią”, przeprowadzonej na podstawie art. 91-93 ustawy Prawo Spółdzielcze (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r. Nr 188, poz. 1848 z późniejszymi zmianami), instrukcji w sprawie lustracji organizacji Spółdzielczych z dnia 01 lipca 2010 roku stanowiącej załącznik do uchwały Nr 16 Zgromadzenia Ogólnego Krajowej Rady Spółdzielczej z dnia 01.07.2010 r. oraz umowy zawartej w dniu 02.10.2013 pomiędzy Spółdzielnią a Krajowym Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych w Warszawie.
Lustracja nie obejmowała badania sprawozdania finansowego Spółdzielni w rozumieniu art. 88A Prawa Spółdzielczego.
O rozpoczęciu lustracji poinformowano Przewodniczącego Rady Nadzorczej telefonicznie w dniu 08.10.2013 r. oraz na spotkaniu z Wiceprzewodniczącym w dniu 15.10.2013 r.
Lustrację przeprowadzono w siedzibie Spółdzielni w dniach 14.10.2013 – 15.11.2013 r.
Poprzednie badanie lustracyjne obejmujące całokształt działalności Spółdzielni zostało wykonane przez Krajowy Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych w Warszawie ul. Prosta 2/14 w dniach od 02.11.2010 r. do 01.12.2010 r. i obejmowało okres od dnia 01.01.2007 r. do 31.12.2009 r.
W wyniku poprzedniej lustracji pełnej wydano 6 projektów wniosków polustracyjnych, które nie w pełni zostały zrealizowane dotyczą one prowadzonej dokumentacji, jej merytorycznej strony obrazującej działalność Rady Nadzorczej.
Program realizacji wniosków z lustracji został przedstawiony przez Zarząd Radzie Nadzorczej 18.01.2010 r., która wnioski przyjęła i upoważniła Zarząd Spółdzielni do ich realizacji. (Uchwała Rady Nadzorczej nr 1/2010). Wnioski polustracyjne zostały przedstawione na Walnym Zgromadzeniu w dniu 16.06.2011 r.
W latach objętych lustracją Spółdzielnia nie prowadziła działalności inwestycyjnej.
Fakt przeprowadzenia niniejszej lustracji odnotowano w książce ewidencji kontroli prowadzonej przez Spółdzielnię pod poz. 4

1.2. Tematyka lustracji.

  1. PODSTAWY NORMATYWNE DZIAŁANIA SPÓŁDZIELNI
  2. DZIAŁALNOŚĆ ORGANÓW SAMORZĄDOWYCH SPÓŁDZIELNI
  3. SPRAWY CZŁONKOWSKO-MIESZKANIOWE
  4. GOSPODARKA ZASOBAMI MIESZKANIOWYMI
  5. GOSPODARKA REMONTOWA
  6. GOSPODARKA FINANSOWA

I. PODSTAWY NORMATYWNE DZIAŁANIA SPÓŁDZIELNI

1.1. Rejestracja Spółdzielni.
Zgodnie z treścią § 1 Statutu Spółdzielni, Spółdzielnia nosi nazwę: Spółdzielnia Budowlano Mieszkaniowa „Wspólna Ostoja”.
Siedzibą Spółdzielni jest Miasto Warszawa ul. Filtrowa 67.
Spółdzielnia posiada:

  • Numer Identyfikacji Podatkowej – 525 100 01 64
  • REGON 000490323 nadany przez Główny Urząd Statystyczny w Warszawie.
  • Numer KRS 0000171797

W skład Zarządu w okresie przeprowadzania lustracji wchodzili:

  • Małgorzata Koskowska Żuber – Prezes Zarządu
  • Ilona Janina Szajkowska – Wiceprezes Zarządu
  • Adam Kamil Wagner – Członek Zarządu

W trakcie badania lustracyjnego informacji udzielali Członkowie Zarządu i pracownicy.

1.2. Statut Spółdzielni.
Podstawowym aktem regulującym funkcjonowanie Spółdzielni jest Statut.
W okresie objętym lustracją obowiązywał:

  • tekst jednolity Statutu z 10.06.2008 r.
  • tekst Statutu ze zmianami wprowadzonymi w dniu 16.06.2011 r. przez Walne Zgromadzenie Członków zarejestrowany przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego w dniu 28.09.2012 r.

Analiza zgodności aktualnego Statutu z postanowieniami znowelizowanej ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych z dnia 14.06.2007 r. i ustawy Prawo Spółdzielcze, wykazała, że Statut zatwierdzony przez Walne Zgromadzenie w dniu 16 czerwca 2011 r. i zarejestrowany w KRS dostosowano do wyżej wymienionych usta.
Uchwalenie znowelizowanego Statutu i jego rejestracja w KRS jet jednym ze zrealizowanych zaleceń poprzedniej lustracji. Ponieważ Spółdzielnia nie posiada Statutu poświadczonego przez Sąd Rejestrowy w trakcie trwania lustracji tj. w dniu 04.11.2013 r. zostało wysłane pismo do Sądu Rejonowego m.st. Warszawy o nadesłanie poświadczonego Statutu. Pismo w tej sprawie stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu.

1.3 Unormowania wewnętrzne wymagane statutowo i inne akty wewnętrzne.

Zgodnie z postanowieniami Statutu Spółdzielni wymagane są następujące regulaminy i zasady:

  1. Regulamin Walnego Zgromadzenia
  2. Regulamin obrad Rady Nadzorczej
  3. Regulamin Zarządu
  4. Regulamin używania lokali i zasad porządku domowego
  5. Zasady rozliczania kosztów inwestycji na poszczególne lokale oraz zasady rozliczania kosztów gospodarowania zasobami Spółdzielni na każdorazowy wniosek Zarządu
  6. Struktura organizacyjna i liczba etatów Spółdzielni oraz zasady wynagradzania pracowników Spółdzielni
  7. Zasady (opłacania) poboru ekwiwalentu przez Zarząd

Lustrujący otrzymał regulaminu normujące działalność organów samorządowych i spółdzielni a mianowicie:

  1. Regulamin Walnego Zgromadzenia uchwalony w dniu 08.02.2005 r.
  2. Regulamin Rady Nadzorczej uchwalony w dniu 08.02.2005 r. uchwalony przez Walne Zgromadzenie.
  3. Regulamin Zarządu uchwalony przez Walne Zgromadzenie w dniu 8 lutego 2005 r.
  4. Zasady Wynajmu Lokali Użytkowych uchwalone przez Zarząd Spółdzielni w dniu 21.02.2008 r.
  5. Zasady rozliczeń z tytułu pobierania wody zimnej i ciepłej w lokalach mieszkalnych i użytkowych w Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej „Wspólna Ostoja” w Warszawie uchwalone w dniu 30.10.2006 roku.

Lustrator dokonał oceny istniejących regulaminów w poprzednim protokole lustracji i stwierdził, iż Spółdzielnie nie posiada regulaminu używania lokali i porządku domowego oraz regulaminu rozliczania inwestycji na poszczególne lokale wymienionego w punkcie 5 niniejszego protokołu a wymaganego w obowiązującym Statucie.
Jak wynika z wyjaśnień Pani Prezes Regulamin taki nie ma obecnie zastosowania w Spółdzielni.

II. ORGANIZACJA I DZIAŁALNOŚĆ ORGANÓW SAMORZĄDOWYCH SPÓŁDZIELNI

1. Walne Zgromadzenie

Zgodnie z Rozdziałem VIII Statutu organami Spółdzielni są:

  • Walne Zgromadzenie
  • Rada Nadzorcza
  • Zarząd

1.1. Walne Zgromadzenie w dniu 15.06.2010 r.

Kompetencje Walnego Zgromadzenia, sposób jego zwoływania i tryb podejmowania uchwał są określone w  § 44 do  § 49 Statutu i Regulaminie Walnego Zgromadzenia uchwalonym 08.02.2005 r. Członkowie o zwołaniu Walnego Zgromadzenia zostali powiadomieni w dniu 14.05.2010 roku, zostali powiadomieni o możliwości zapoznania się ze sprawozdaniem finansowym w dniach i godzinach urzędowania administracji spółdzielni od dnia 01.06.2010 r.
Na 79 członków uprawnionych udział w Walnym Zgromadzeniu wzięło 21 osób.
Zgodnie se Statutem  § 48 pkt. 1 Walne Zgromadzenie jest prawomocne niezależnie od liczby obecnych na nim członków.
Na Walnym Zgromadzeniu zostały podjęte min. uchwały:

  1. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2009 r.
  2. Uchwała w sprawie przeznaczenia zysku z działalności za rok 2009
  3. Uchwała w sprawie udzielenia absolutorium członkom Zarządu za rok 2009

Walne Zgromadzenie było zwołane prawidłowo, a jego przebieg odbył się zgodnie ze Statutem. Organizację pracy tryb prowadzenia obrad określa Regulamin Walnego Zgromadzenia.

1.2. Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie w dniu 20.10.2010 r.

Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Członków zostało zwołane w celu przeprowadzenia wyborów uzupełniających do Zarządu w związku z rezygnacją z pełnionej funkcji członka Zarządu przez Panią Arletę Patyrowską. W wyniku głosowania wybrano nowego członka Zarządu Pana Adama Wagnera. Wybór Zarządu przez Walne Zgromadzenie unormowany został zapisem w Statucie  § 45 pkt. 2 i w Regulaminie Zarządu.

1.3. Walne Zgromadzenie w dniu 16.06.2011 r.

O zwołaniu Walnego Zgromadzenia i porządku obrad członkowie zostali powiadomieni w dniu 19.05.2011 roku. W zawiadomieniu zostali poinformowani iż od dnia 02.06.2011 roku mają możliwość zapoznania się ze sprawozdaniem finansowym za rok 2010 oaz protokołem obrad z poprzedniego Walnego Zgromadzenia.
Porządek obrad Walnego Zgromadzenia w dniu 16.06.2011 r. został odczytany i poddany pod głosowanie. Porządek obrad został przyjęty z zamianą punktów 9 i 10.
Została wybrana Komisja Skrutacyjna.
Na Walnym Zgromadzeniu  w dniu 16.06.2011 r. podjęte zostały uchwały:

  1. Uchwała Nr 1 w sprawie zmiany wysokości ryczałtów dla Zarządu z kwoty 3000 zł na kwotę 5000 zł.
  2. Uchwała Nr 2 w sprawie przyjęcia bilansu i zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2010
  3. Uchwała Nr 3 o przeznaczeniu nadwyżki bilansowej /zysku/ za rok 2010
  4. Uchwała Nr 4 w sprawie zatwierdzenia zmian w Statucie Spółdzielni
  5. Uchwała Nr 5 w sprawie wystąpienia z Krajowej Rady Spółdzielni
  6. Uchwała Nr 6 w sprawie wstąpienia do Krajowego Związku Rewizyjnego Spółdzielni
  7. Uchwała Nr 7, 8, 9, 10 o udzieleniu absolutorium poszczególnym członkom Zarządu.
  8. Uchwała Nr 11 o powołaniu na Członków Rady Nadzorczej następujących osób:
  • Anna Dowgiałło
  • Włodzimierz Falenczykowski
  • Andrzej Frahn
  • Tomasz Grzegorczyk
  • Maria Magdalena Janowicz-Pacuska

Były omawiane sprawy własności gruntów Spółdzielni i przynależności piwnic do poszczególnych lokali.
W Walnym Zgromadzeniu uczestniczyło 24 członków na 79 uprawnionych.

1.4. Walne Zgromadzenie w dniu 26.06.2012 roku

Porządek obrad Walnego Zgromadzenia z dnia 26.06.2012 r. zawierał 15 punktów, które zostały przeczytane i przyjęte przez członków.
Na Walnym Zgromadzeniu podjęto następujące uchwały w obecności 19 członków na 79 uprawnionych:

  1. Uchwała Nr 1 w sprawie przyjęcia sprawozdania finansowego za rok 2011
  2. Uchwała Nr 2 o podziale zysku za 2011 rok
  3. Uchwała Nr 3 w sprawie przyłączenia gruntu zajętego pod garaż przy ul. Kromera
  4. Uchwała Nr 4, 5, 6 o udzieleniu absolutorium Zarządowi
  5. Uchwała Nr 7 w sprawie powołania na Członka Rady Nadzorczej Aleksandry Majewskiej

Zawiadomienie o zwołaniu Walnego Zgromadzenia Członków w dniu 26.06.2012 r. stanowi załącznik numer 2 do niniejszego protokołu.
W latach 2010-2012 udział członków w Walnym Zgromadzeniu przedstawiał się następująco

  • 2010 rok – 21 członków na 79 osób tj. 26,58% uprawnionych
  • 2011 rok – 24 członków na 79 osób, tj. 30,38% uprawnionych
  • 2012 rok – 19 członków na 79 osób, tj. 24,05% uprawnionych

Jak wynika z przedstawionych danych liczbowych frekwencja na zebraniach jest bardzo niska.
Do sposobu zwoływania i obrad Walnych Zgromadzeń oraz archiwizacji dokumentów lustrator nie wnosi uwag.

2. Rada Nadzorcza Spółdzielni

Zakres działania, uprawnień oraz tryb obradowania Rady Nadzorczej określone są w §§ 51-55 Statutu i Regulaminu Rady Nadzorczej zatwierdzonego Uchwałą Walnego Zgromadzenia w dniu 08 lutego 2005 r.
W okresie przeprowadzania lustracji pracował 5-osobowy skład Rady Nadzorczej wybrany na Walnym Zgromadzeniu w dniu 16.06.2011 r. w osobach:

  • Anna Dowgiałło
  • Włodzimierz Falenczykowski
  • Andrzej Frahn
  • Tomasz Grzegorczyk
  • Maria Magdalena Janowicz-Pacuska

Na pierwszym posiedzeniu w/w Rady Nadzorczej w dniu 20 czerwca 2011 r. wybrano:

  • Przewodniczącego Rady Nadzorczej – Andreja Frahn
  • Zastępce Przewodniczącego Rady Nadzorczej – Marię Magdalenę Janowicz-Pacuskę
  • Sekretarza Rady Nadzorczej – Tomasza Grzegorczyka

W roku 2010 Rada Nadzorcza odbyła 10 protokołowanych posiedzeń, na których podjęto 5 uchwał, które dotyczyły min.:

  • sprawdzenia i przyjęcia do rekomendacji na Walne Zgromadzenie bilansu za rok 2009
  • przyjęcia planu finansowego na rok 2010
  • przyjęcia rezygnacji członka Zarządu

W roku 2011 Rada Nadzorcza odbyła 8 protokołowanych posiedzeń, podjęto 3 uchwały. Pozostałe sprawy wymagające podjęcia uchwał zgodnie ze Statutem przewidzianych do kompetencji Rady Nadzorczej były podejmowane w formie wniosków i zapisów w protokołach. Brak jest uchwał posiadających datę, numer, treść i podpisów Przewodniczącego i Sekretarza Rady Nadzorczej.
W 2012 Rada Nadzorcza odbyła 5 posiedzeń podjęto dwie uchwały dotyczące zatwierdzenia funduszu remontowego na rok 2012.
Najważniejsze problemy poruszane przez Radę między innymi dotyczyły:

  • zadłużenia członków i najemców z tytułu opłat eksploatacyjnych
  • analizy techniczno-ekonomicznej funkcjonowania i eksploatacji budynków oraz ponoszonych kosztów na remonty i naprawy
  • realizacji zaleceń z poprzedniej lustracji
  • rozpatrywania planów gospodarczo-finansowych na poszczególne lata
  • opracowanie sprawozdań z działalności Rady Nadzorczej
  • rozpatrywano sprawy indywidualne członków skierowane do Zarządu i Rady Nadzorczej dotyczące codziennej eksploatacji zasobów mieszkaniowych
  • omawiano toczące się sprawy sądowe przeciwko Spółdzielni

Z tytułu udziału w posiedzeniach członkowie Rady Nadzorczej nie otrzymują wynagrodzenia.
Na podstawie przedstawionych dokumentów stwierdza się, że posiedzenia Rady Nadzorczej były protokołowane. Protokoły zawierają datę obrad, liczbę obecnych członków Rady, porządek obrad, przebieg dyskusji. Sprawy dotyczące kompetencji Rady Nadzorczej i określone w Statucie, „iż Rada podejmuje uchwały w sprawach…” winny być rozpatrywane i zatwierdzane przez głosowanie w formie uchwały. Dokumentacja z posiedzeń Rady Nadzorczej jest przechowywana za rok 2010 w formie zeszytu a od roku 2011 i 2012 pojedynczych kartek pisanych komputerowo.

3. Zarząd Spółdzielni

W badanym okresie Zarząd działał na podstawie § 55 do § 60 i Regulaminu Zarządu zatwierdzonego uchwałą Walnego Zgromadzenia z dnia 08.02.2005 r.
Zgodnie z § 56 wyżej wymienionego Statutu Zarząd składa się z 3 Członków, w tym: Prezesa Zarządu, Wiceprezesa Zarządu i Członka Zarządu, wybranych spośród osób przez Walne Zgromadzenie w głosowaniu tajnym, zwykłą większością głosów. W świetle tych zapisów w statucie w skład członków Zarządu mogą wchodzić osoby nie będące członkami Spółdzielni.
W okresie objętym lustracją w skład Zarządu wchodzili:

  • Małgorzata Koskowska Żuber -Prezes Zarządu
  • Ilona Szajkowska – Wiceprezes Zarządu
  • Adam Wagner – Członek Zarządu

Zgodnie z § 2 Regulaminu Zarządu Zarząd wykonuje swoje funkcje w ramach podziału czynności pomiędzy członków Zarządu.
Składy Zarządu zostały wykazane w rejestrze sądowym co potwierdzają odpisy s KRS.
Zgodnie z § 4 Regulaminu posiedzenia Zarządu wynikają z bieżącej działalności nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu. Należy dokonać zmian w regulaminie Zarządu dotyczących numeracji poszczególnych paragrafów wymienionych w znowelizowanym Statucie min. § 57 Regulaminu.
W badanym okresie posiedzenia Zarządu odbywano z regulaminową częstotliwością, w sumie 38 posiedzeń z czego:

  • w roku 2010 odbyto 14 posiedzeń
  • w roku 2011 odbyto 13 posiedzeń
  • w roku 2012 odbyto 11 posiedzeń

Zarząd zajmował się między innymi następującymi sprawami:

  • wykonaniem planów finansowych i remontowych
  • sprawami organizacyjnymi i samorządowymi
  • przeglądami zasobów mieszkaniowych
  • sprawami dotyczącymi wyodrębniania lokali mieszkalnych, użytkowych i garaży
  • zadłużeniami mieszkańców i najemców z tytułu opłat eksploatacyjnych
  • sprawami członkowskimi, przyjęciami w poczet członków
  • analizą poniesionych kosztów na co, c.w. i zimną wodę
  • stanem bhp i p.poż, nieruchomości
  • wyborem wykonawców robót remontowych
  • w latach 2010, 2011, 2012 zwołaniem Walnego Zgromadzenia
  • przeprowadzaniem inwentaryzacji składników majątku Spółdzielni
  • bieżącymi sprawami członków i mieszkańców

Decyzje Zarządu podejmowane były zgodnie ze Statutem i Regulaminem Zarządu,
Z posiedzeń Zarządu sporządzane były protokoły bez kolejnego numeru. Protokoły zawierają datę posiedzenia, nazwiska członków Zarządu będących na posiedzeniu, przebieg dyskusji, treść podjętych decyzji. Protokoły od roku lipca 2011 r. są pisane komputerowo. Protokoły zawierają podpisy wszystkich uczestniczących członków. Protokoły winny być sporządzane zgodnie z § 7 obowiązującego Regulaminu Zarządu.
Zarząd składał na Walnych Zgromadzeniach w latach 2010-2012 sprawozdania ze swej działalności.

4. Organizacja wewnętrzna i kadry.

Organizacja wewnętrzna Spółdzielni oparta jest o Strukturę organizacyjną uchwaloną uchwałą Rady Nadzorczej z dnia 15.02.2006 r.
Zarząd Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej „Wspólna Ostoja” pełni dyżur w czwartki w godzinach od 17.30 do 18.30. Administracja Spółdzielni czynna jest codziennie w godzinach wyszczególnionych na tablicy informacyjnej na drzwiach lokalu Spółdzielni.

5. Struktura organizacyjna.

Z analizy materiałów wynika, że struktura organizacyjna nie uległa zmianom od poprzedniej lustracji.
Od 2010 r, do dnia zakończenia lustracji liczba przewidzianych etatów w strukturze organizacyjnej wynosi 2,5.
Brak jest zasad opracowanych przez Radę Nadzorczą / zgodnie z § 53 pkt. 1 ust. 13 / dotyczących”(opłacania) poboru ekwiwalentu przez Zarząd.”
Zatrudnienie i wynagrodzenie w okresie objętym lustracją przedstawia tablica nr 3 stanowiąca załącznik nr 3 do niniejszego protokołu, z której wynika, iż w okresie objętym lustracją średnia płaca ogółem zmalała o 12%, z uwagi na brak zatrudnienia w wymiarze 1/2 etatu administratora.
Osobowy i bezosobowy fundusz płac w poszczególnych latach wynosił:

  • Rok 2010 – 106 472,00 zł
  • Rok 2011 – 92 711,00 zł
  • Rok 2012 – 76 244,00 zł

Jak wynika z przedstawionych danych nie przekroczono liczby planowanych etatów w żadnym roku.

6. Zatrudnienie i dokumentacja.

Zgodnie ze strukturą sprawy kadrowe i bhp prowadzi pracownik na stanowisku administratora. W trakcie trwania lustracji Spółdzielnia nie zatrudniała administratora i sprawy te prowadzone są przez Zarząd oraz innych pracowników min. pracownika prowadzącego księgowość w Spółdzielni.
Akta osobowe przechowywane są zgodnie z Rozporządzeniem MP i PS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z podziałem na grupy tematyczne A B i C.
Akta osobowe są zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych.
Nie ma uwag odnośnie prowadzenia spraw kadrowych.

7. Kontrola wewnętrzna oraz ochrona mienia.

Kontrolę merytoryczną dokumentów dotyczących kosztów i wydatków sprawuje Zarząd.
Radca prawny kontroluje projekty umów pod względem zabezpieczenia interesu Spółdzielni oraz prowadzi sprawy związane z wyodrębnieniem lokali, odzyskaniem gruntów Spółdzielni na własność oraz wszelkie sprawy sądowe wymagające obecności Radcy Prawnego.
Statut Spółdzielni w zakresie funkcji kontrolnych w § 51 oraz § 53 ust. 2 punkty a,b, stanowi, że do zakresu działania Rady Nadzorczej należy:
a) okresowe badania sprawozdań finansowych i innych sprawozdań
b) okresowe badania wykonania przez Spółdzielnię zadań gospodarczych
Funkcje kontrolne wymienione w punkcie a) nie są sprawowane przez Radę Nadzorczą gdyż brak jest protokołów z kontroli np. sprawozdań finansowych i bilansu za poszczególne lata.
Innym elementem kontroli są

  • inwentaryzacja składników majątkowych
  • gotówki w kasie
  • środków trwałych
  • wyposażenia i materiałów

Działania te wynikają z analizy treści przedłożonych dokumentów dotyczących rocznych inwentaryzacji przeprowadzonych przez Spółdzielnię. Inwentaryzacja aktywów i pasywów została przeprowadzona zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości.

8. Kontrole przeciwpożarowe.

W oparciu o przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 roku w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. Nr 75 poz. 690 z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia 2006 w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków innych obiektów budowlanych i terenów (Dz. U. Nr 80, poz. 563) i Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 czerwca 2003 roku w sprawie przeciwpożarowego zaopatrzenia w wodę oraz dróg pożarowych (Dz. U. Nr 121, poz. 1139) w Spółdzielni były przeprowadzone kontrole razem z przeglądami stanu technicznego nieruchomości.

III. SPRAWY CZŁONKOWSKO-MIESZKALNE

1. Sprawy członkowskie.

Zgodnie z uchwaloną strukturą organizacyjną sprawami członkowskimi zajmuje się pracownik administracyjny. /W czasie trwania lustracji Prezesa Zarządu?.
Stan liczbowy członków w latach 2010-2012 przedstawia tablica nr 1 stanowiąca załącznik nr 2 do niniejszego protokołu.
Według załączonej tablicy wystąpiły ruchy członkowskie, które nie miały wpływu na zmianę liczby członków, gdyż tyle samo członków zostało przyjętych i skreślonych.
Zgodnie z postanowieniami § 4 Statutu Spółdzielni członkami Spółdzielni mogą być osoby fizyczne i prawne.
Warunkiem przyjęcia w poczet członków jest złożenie podpisanej deklaracji członkowskiej. Przyjęcie stwierdzane na deklaracji podpisem dwóch członków Zarządu Członek Spółdzielni przystępujący do Spółdzielni obowiązany jest wpłacić wpisowe w wysokości 1/4 minimalnego wynagrodzenia za pracę przewidzianą w ustawie z dnia 10.10.2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i udział tj. średnie wynagrodzenie za ubiegły rok ogłoszone przez GUS.
Zgodnie z treścią § 13 do 18 Statutu członkostwo w Spółdzielni ustaje na skutek:

  1. wystąpienia członka
  2. wykluczenia członka
  3. wykreślenia z rejestru członków
  4. śmierci członka

Paragraf 42 ust. 1 i 2 Statutu określa zasady zwrotu udziałów w związku z ustaniem członkostwa. Udziały wypłaca się byłemu członkowi lub osobie przez niego wskazanej na podstawie zatwierdzonego sprawozdania finansowego za rok, w którym członek przestał należeć do Spółdzielni.
Wypłata należności powinna być dokonana w terminie 30 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania przez Walne Zgromadzenie członków.
Udziały członkowskie ewidencjonowane są na koncie „801″.
Stan funduszu udziałowego na dzień 31.12.2012 r. wynosi: 291 350, 80 zł.

 2. Rejestr członków.

W Spółdzielni prowadzony jest zgodnie z art. 30 Ustawy Prawo Spółdzielcze rejestr członków.
Przedłożono lustrującemu rejestr członków, w którym:
odnotowywane jest: numer rejestru, nazwisko i imię, adres, data urodzenia, data przyjęcia, udziały zadeklarowane, data wystąpienia z członkostwa, uwagi.
Ruchy w Rejestrze Członków wynikały przede wszystkim ze zbycia mieszkań, (sprzedaży, spadku, darowizny, śmierci członka). Rejestr prowadzony jest w formie książkowej od nr 1, którego pierwszy wpis był dokonany w 1977 roku.

3. Dokumentacja członkowska.

Sprawdzono dokumentację i akta członkowskie losowo wybranych członków, metodą wyrywkową.
Analiza dokumentacji członkowskiej wykazała, że jest ona kompletna.
W aktach członkowskich znajdują się podstawowe dokumenty jak:

  • deklaracja członkowska
  • wniosek o przydział lokalu
  • przydział lokalu
  • protokół zdawczo-odbiorczy lokalu
  • korespondencja między członkiem a Spółdzielnią
  • akty notarialne dokumentujące nabycie lokali mieszkalnych i użytkowych.

Dokumenty są oznakowane i podpisane przez strony statutowo upoważnione.
Na deklaracji przystąpienia do Spółdzielni wpisany jest numer protokołu Zarządu i data przyjęcia w poczet członków. Deklaracje podpisywane obecnie są przez 2 członków Zarządu.

4. Rejestr ksiąg wieczystych.

Spółdzielnia prowadzi rejestr założonych Ksiąg Wieczystych dla lokali mieszkalnych członków Spółdzielni posiadających własnościowe prawo.
Rejestr prowadzony jest zgodnie z art. 176 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych.
Rejestr ksiąg wieczystych prowadzony jest na bieżąco. Rejestr zwiera rubryki dotyczące numeru księgi, określenie adresu budynku i lokalu, informację komu przysługuje prawo do lokalu, dane dotyczące wpisów w diale IV KW odnośnie ustalonych hipotek. Data założenia rejestru – IV. 2000 r. Rejestr zawiera 13 pozycji, prowadzony jest w wersji papierowej.

5. Prawo odrębnej własności lokalu (realizacja postanowień ustawy z dnia 15.12.2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych).

Zgodnie z postanowieniami art. 8 Ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych w znowelizowanym Statucie unormowano prawa i obowiązki członków w zakresie:

  1. zawierania umów w sprawie przeniesienia własności lokalu, do którego członkowi lub osobie przysługuje spółdzielcze własnościowe  prawo do lokalu mieszkalnego § 22 do 30.

Zarząd wykonał niezbędne prace do określenia przedmiotu odrębnej własności dla zarządzanych nieruchomości oraz podjął niezbędne uchwały i zapoznał członków z projektami uchwał. Zostały złożone wnioski wyrażające sprzeciw przez członków do projektu uchwał, na które odpowiedzi udzieliła Pani Mecenas /są sprawy sporne dotyczące przynależnych piwnic do danego lokalu określone w projektach uchwał przez wykonującego pomiary/. Ponadto trwają prace nad przywróceniem własności gruntu, który Spółdzielnia nabyła przed wojną, a który został odebrany i przekazany w wieczyste użytkowanie. Do chwili rozstrzygnięcia spraw sądowych wnioski złożone o wyodrębnienie własności nie będą załatwione.

6. Rejestr wniosków o przekształcenie praw do lokali w prawo odrębnej własności.

Na dzień 31.12.2012 r. w Spółdzielni jest zarejestrowanych 4 wnioski o przekształcenie spółdzielczego prawa do lokalu w odrębną własność.
Członek po złożeniu wniosku o zawarcie umowy przekształcenia własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu otrzymywał pisemną informację o zasadach i trybie rozpatrzenia wniosku.
W latach 2010-2012 nie zawarto aktów notarialnych dotyczących ustanowienia prawa odrębnej własności lokali, z uwagi na złożone odwołania od projektu uchwał dotyczących wyodrębnienia własności.

7. Stan prawny gruntów będących we władaniu spółdzielni.

Według stanu na dzień 31.12.2012 r. we władaniu Spółdzielni znajdowały się grunty o powierzchni 5.009 m2 w wieczystym użytkowaniu.
Zarząd Spółdzielni czyni starania o przekształcenie działek w wieczystym użytkowaniu na własność. W dniu 26.06.2012 r. Walne Zgromadzenie Członków SBM „Wspólna Ostoja” podjęło uchwałę nr 3 o przyłączeniu wydzielonego gruntu pod garaż przy ul. Kromera do całości gruntu Spółdzielni. Uchwała WZCz Nr 3 z dnia 26.06.2012 r. stanowi załącznik nr 4 do niniejszego protokołu.

IV. STAN ILOŚCIOWY I TECHNICZNY ZASOBÓW MIESZKANIOWYCH SPÓŁDZIELNI.

1. Stan techniczny i wielkość zasobów.

Wielkość i stan techniczny zasobów mieszkaniowych Spółdzielni obrazuje tablica nr 5 stanowiąca załącznik nr 5 do niniejszego protokołu.
Wielkość zasobów Spółdzielni w okresie objętym lustracją nie zmieniła się i przedstawia się następująco:

  • 4 budynki mieszkalne
  • 17 lokali użytkowych (w tym zaadoptowane strychy na lokale użytkowe).

Wg stanu na dzień 31.12.2012 rok Spółdzielnia eksploatowała 80 lokali mieszkalnych.
W badanym okresie liczba lokali mieszkalnych zmianie nie uległa.
Lustrowana Spółdzielnia zatrudnia gospodarzy domów i nie występują służbowe lokale mieszkalne.
Łączna powierzchnia lokali ogrzewanych centralnie wynosi – 7.023 m2. Spółdzielnia posiada własną kotłownię gazową obsługiwaną przez firmę INSANIT Technika Grzewcza s.c. Piotr Czerwiński, Anna Strzeżek 03-607 Warszawa ul. Codzienna 2 na podstawie umowy Nr 150/2004 i aneksem Nr 1 z dnia 01.07.2008 r. Mieszkańcy obciążani są kosztami centralnego ogrzewania od powierzchni lokalu.

Wszystkie budynki posiadają liczniki główne, mieszkańcy rozliczani są z liczników zamontowanych w lokalach a tam gdzie ich nie ma ryczałtem.
W dniu 06.11.2013 roku lustrator w obecności – Prezesa Zarządu dokonał oględzin stanu techniczno-porządkowego i estetycznego całych zasobów Spółdzielni.
W czasie oględzin stwierdzono dobry stan czystości i porządku na zewnątrz budynków i w klatkach schodowych. Powłoki malarskie w budynkach na klatkach schodowych są odnowione, do wszystkich klatek schodowych wymienione zostały drzwi wejściowe oraz podesty i schody wejściowe.
O stan porządku wokół posesji dbają mieszkańcy i gospodarze budynków, wokół których są starannie zagospodarowane tereny zielone. Porządek obok budynków i w altanach śmietnikowych istotnych uwag nie nasuwa.

2. Koszty, wpływy i wyniki finansowe gospodarki zasobami mieszkaniowymi.

Koszty, wpływy i wyniki finansowe uzyskane w okresie objętym lustracją w gospodarce zasobami mieszkaniowymi Spółdzielni przedstawione zostały w tablicy 6 stanowiące załącznik nr 6 do niniejszego protokołu. Spółdzielnia  opracowuje roczne plany gospodarczo finansowe, w których zatwierdzone są między innymi stawki za lokale oraz przewidywane wpływy i wydatki gospodarki zasobami mieszkaniowymi, które w okresie objętym lustracją zostały wykonane w następujących wysokościach:
przychody gospodarki zasobami mieszkaniowymi:

  • w 2010 r. – 561 046 zł
  • w 2011 r. – 554 178 zł
  • w 2012 r.- 565 530 zł

koszty gospodarki zasobami mieszkaniowymi

  • w 2010 r. – 645 210 zł
  • w 2011 r. – 611 764 zł
  • w 2012 r. – 756 458 zł

W kosztach gospodarki zasobami mieszkaniowymi obciążającymi lokale mieszkalne największe pozycje kosztów stanowiły:

  • koszty zakupu gazu
  • koszty wynagrodzeń

odpis na fundusz remontowy

  • woda i ścieki
  • usługi obce
  • podatki i opłaty
  • energia elektryczna

W badanym okresie wyniki w gospodarce zasobami mieszkaniowymi Spółdzielni przedstawiają się następująco:

  • w roku 2010 koszty przewyższyły przychody w kwocie 84 167,46 zł co stanowi 13,04% poniesionych kosztów
  • w roku 2011 koszty przewyższyły przychody o kwotę 57 585 zł, tj. 9,4%
  • w roku 2012 koszty przewyższyły przychody o kwotę 190 928 zł, tj. 25,24%

Pozostała działalność gospodarcza kształtowała się następująco:

  • W roku 2010 uzyskano zysk z działalności gospodarczej w wysokości 56 579,45 zł
  • W roku 2011 uzyskano zysk z działalności gospodarczej w wysokości 63 221,10 zł
  • W roku 2012 uzyskano zysk w wysokości 25 825,34 zł

Spółdzielnia posiada własną kotłownię, z której ogrzewane są lokale mieszkalne i dostarczana jest centralna ciepła woda. Centralne ogrzewanie jest rozliczane za m2 powierzchni lokalu. Koszty centralnego ogrzewania wynikają z poniesionych kosztów na zakup gazu i obsługę kotłowni przez firmę zewnętrzną.
Fakturę za gaz, prąd i wodę zimną księgowane są na koncie kosztów „554″.
Za podgrzew wody zimnej stawka wynosi 18 zł za m3. Lokale wyposażone są w liczniki wody zimnej i ciepłej. Odczyt dokonywany jest przez administratora spółdzielni. W przypadku braku liczników lub nie odczytania liczników z winy lokatora stosuje się opłatę ryczałtową. Rozliczeń kosztów dostawy zimnej wody i ciepłej należy dokonywać zgodnie z posiadanym regulaminem z dnia 30.10.2006 r. lub dokonać jego zmian i przystosować do obecnych uwarunkować min. okresów dokonywanych rozliczeń. W regulaminie okres ten wynosi 6 m-cy a rozliczeń dokonuje się raz w roku.
Konserwację kotłowni gazowej i jej obsługę prowadzi firma zewnętrzna INSANIT Technika Grzewcza s.c. Piotr Czerwiński, Anna Strzeżek ul. Codzienna 2 03-607 Warszawa faktura za konserwację miesięcznie wynosi: 432 zł.
Stawka eksploatacyjna w badanych latach wynosiła 2,50 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej od lokali mieszkalnych miesięcznie. Odpis na fundusz remontowy wynosił 1,50 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej lokali mieszkalnych miesięcznie. Koszty c.o. wynosiły 2,20 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej lokalu mieszkalnego.
Zmiany w jednostkowych kosztach gospodarki zasobami mieszkaniowymi obciążającymi lokale mieszkalne wynikające z ponoszonych kosztów przedstawia tablica nr 7 stanowiąca załącznik nr 7 do niniejszego protokołu.

3. Gospodarka lokalami użytkowymi.

Według stanu na 31 grudnia 2012 roku Spółdzielnia posiada 17 lokali użytkowych
Oceny stosowanego trybu wynajmowania lokali użytkowych, umów najmu oraz prowadzonej gospodarki lokalami użytkowymi dokonano na przykładzie losowo wybranych akt lokali użytkowych:

  • Lokal użytkowy nr 103 o powierzchni 33,6 m2 znajdujący się w budynku położonym w Warszawie ,przy ul. Filtrowej 67 lokal użytkowany przez najemcę w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Umowa została zawarta w dniu 30 czerwca 2010 r. na czas nieokreślony. W umowie określono, stawkę czynszu w kwocie 836 zł netto. Nie przewidziano waloryzacji opłat. Stawki czynszu nie obejmują opłat za centralne ogrzewanie, dostawę wody i odprowadzanie ścieków oraz energię elektryczną Media rozliczane są odrębnie według wskazań liczników. Kaucja gwarancyjna określona w umowie w wysokości 2 krotnego czynszu miesięcznego netto w kwocie 1672,00 zł została wpłacona zgodnie z umową. Na podstawie faktur stwierdzono stosowanie stawki czynszu najmu wg umowy. Do umowy dołączony jest protokół przekazania lokalu opisujący stan techniczny oraz urządzenia będące na wyposażeniu lokalu.
  • Lokal o powierzchni 51 m2 w budynku przy ul. Filtrowej 67 w Warszawie jest wynajmowany na podstawie umowy najmu lokalu zawartej w dniu 30.11.2011 r. na czas nieokreślony. W umowie określono, stawkę czynszu w kwocie 2000 zł netto plus VAT. Dodatkowo najemca będzie uiszczał opłaty za media tj. zużycie ciepłej wody i zimnej wody oraz ścieki oraz za bieżące zużycie energii elektrycznej, gazu i rozmowy telefoniczne. W dniu 24.02.2012 r. sporządzono aneks zmieniający nazwę firmy wynajmującej. Kaucja gwarancyjna 2 krotny czynsz najmu.
  • Umowa najmu zawarta w dniu 30 listopada 2011 r. dotycząca lokalu nr 27 położonego w budynku przy ul. Filtrowej 676 w Warszawie. W umowie określono, stawkę w wysokości 2 300 zł miesięcznie oraz opłaty za media. Stawkę gwarancyjną pobrano w wysokości 2 miesięcznego czynszu najmu.
  • Umowa najmu garażu o powierzchni 14 m2 przy ul. Kromera 2 zawarta w dniu 18 marca 2010 roku. Wysokość czynszu określono na 200 zł miesięcznie. Umowa została zawarta na czas nieokreślony.
  • Umowa najmu garażu o powierzchni 14 m2 położonego w Warszawie przy ul. Filtrowej 67 wjazd od ul. Warszewickiego 1. Zawarta w dniu 16.09.2011 r. na czas nieokreślony ze stawką czynszu w kwocie 200 zł netto miesięcznie.
  • Umowa lokalu użytkowego w piwnicy zawarta w dniu 21.03.2005 r. z adaptacją pomieszczeń na studio fotograficzne o powierzchni 72,6 m2 ze stawką czynszu w wysokości 10 zł plus Vat za m2 miesięcznie.
  • Umowa najmu lokalu użytkowego nr 112 o powierzchni 23 m2 położonego w Warszawie ul. Filtrowa 67 zawarta w dniu 04.01.2012 r. na cele biurowe . Czynsz najmu miesięcznie 600 zł netto plus opłaty za zużyte media. Umowa zawarta na czas nieokreślony. Kaucja gwarancyjna jak wyżej. Umowa została rozwiązana w dniu 31.10.2012 r.
  • Umowa lokalu użytkowego nr 111 o powierzchni użytkowej 38,6 m2 położonego w Warszawie ul. Filtrowa 67 zawarta w dniu 10.02.2011 r. na pracownię urbanistyczną . Czynsz najmu wynosi 1020 zł netto plus media. Umowa zawarta na czas nieokreślony .Umowa została rozwiązana z dniem 30.09.2013 r. Kaucja gwarancyjna jak wyżej.
  • Umowa najmu lokalu użytkowego nr 104 o powierzchni użytkowej 21 m2 położonego w Warszawie ul. Filtrowa 67 zawarta w dniu 12.05.2010 r. na cele biurowe. Czynsz najmu wynosi 500 zł netto oraz opłaty za wodę i energię elektryczną według faktycznego zużycia. Kaucja gwarancyjna jak wyżej.
  • Umowa najmu lokalu użytkowego nr 110 o powierzchni 16 m2 położonego w Warszawie ul.Filtrowa 67, zawarta w dniu 15.05.2012 r. na cele biurowe. Umowa określa stawkę czynszu najmu na kwotę 420 zł netto plus opłaty za media wyszczególnione w umowie. Kaucja w wysokości 1033,20 zł. Umowa zawarta na czas nieokreślony.

Do zawartych umów najmu lustrator nie wnosi uwag.

4. Terminowość wnoszenia opłat za lokale mieszkalne i użytkowe oraz windykacja należności .

4.1. Terminowość wnoszenia opłat od lokali mieszkalnych.

Zaległości w opłatach eksploatacyjnych od lokali mieszkalnych przedstawione zostały w tablicy nr 8, stanowiącej załącznik nr 8 do niniejszego protokołu.

Zadłużenie w opłatach eksploatacyjnych od lokali mieszkalnych w okresie objętym lustracją wykazuje tendencję spadkową z 75.862 zł w 2010 r. do kwoty 63.178 zł. w 2011 r. i ponowny wzrost zadłużenia w roku 2012 do kwoty 74.983 zł. Wskaźnik zadłużenia, w okresie objętym lustracją z 13,52% rocznego wymiaru czynszu w 2010 r. do 13,26 % tego wymiaru w 2012r , kształtuje się na bardzo wysokim poziomie.
W kwocie zaległości na koniec lat objętych lustracją najwyższy udział mają zaległości długotrwałe; trzymiesięczne i dłuższe, które wykazują zmniejszenie z 77,75 % w 2010 r. do 71,34% w 2012 r. Zadłużenia te są wyjątkowo trudne do wyegzekwowania. Spółdzielnia podejmuje szereg działań dyscyplinujących dłużników.
Osoby zadłużone przez 2 miesiące Spółdzielnia wzywa w celu złożenia wyjaśnień dotyczących nieregulowania należności.
Spółdzielnia tylko w jednym przypadku wystąpiła na drogę sądową . Ale przy braku takiej działalności windykacyjnej egzekucja należności może okazać się bezskuteczna. W dniu 12 stycznia 2011 r. Zarząd podjął uchwałę o naliczaniu odsetek ustawowych od zaległości czynszowych w lokalach mieszkalnych w przypadku jeżeli zadłużenie przekroczy 3 miesięczny wymiar opłat. Uchwała ta jest realizacją zaleceń poprzedniej lustracji.

4.2.Terminowość wnoszenia opłat przez użytkowników lokali użytkowych .

Zaległości w opłatach eksploatacyjnych od lokali użytkowych przedstawione zostały w tablicy nr 9, stanowiącej załącznik nr 9 do niniejszego protokołu.

Zadłużenia w opłatach od lokali użytkowych w badanym okresie wykazują tendencję rosnącą z 47.083 zł w 2010 r. do 54.831 zł. Wskaźnik zaległości w roku 2010 wynosił 16,26 % ,natomiast w roku 2012 wynosi 21,32 %. w stosunku do wymiaru rocznego. Liczba lokali zalegających powyżej 3 miesięcy wynosi 12 sztuk na koniec 2012 roku i wykazuje zadłużenie kwotowe na takim samym poziomie od trzech lat. Wskazuje to na pewne trudności w wyegzekwowaniu przez Spółdzielnie zaległości. Należy poczynić starania zmierzające do bardziej skutecznej windykacji należności.

5. Usługi komunalne.

W czasie lustracji sprawdzono umowy zawarte z usługodawcami w celu zapewnienia zasobom mieszkaniowym niezbędnych usług komunalnych.

5.1.Na wywóz nieczystości stałych

Umowa nr 209843 zawarta w dniu 01.07.2011r z firmą REMONDIS Sp.zo.o. w Warszawie ul. Zawodzie 16.
Przedmiotem umowy jest odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych i zmieszanych odpadów opakowaniowych z posesji przy ul. Filtrowej 67
Umowę podpisał Zarząd w dniu 28.06.2011 r. Umowa w roku 2013 została rozwiązana w związku z wejściem w życie zmian do ustawy o utrzymaniu w czystości i porządku w gminach.

5.2. Na dostawę paliwa gazowego

Umowa nr GW-114004/91410/2008 z dnia 10.02.2008 r. r z Polskim Górnictwem Naftowym i Gazownictwem SA z siedzibą w Warszawie ul. Marcina Kasprzaka 25 na dostawę paliwa gazowego oraz zamówienie mocy umownej do zasobów mieszkaniowych przy ul. Filtrowej 67 w Warszawie. Do umowy sporządzono aneks nr 1 zawarty w dniu 09.08.2011 r.

Umowy zapewniają należytą ochronę interesów lustrowanej Spółdzielni.

6.Książki obiektów budowlanych

Przepisami ustawy – Prawo Budowlane – z dnia 7.07.1994 r. w art. 64 nałożony został na właściciela lub zarządcę obiektów budowlanych obowiązek prowadzenia dla każdego budynku książki obiektu budowlanego. Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19.10.1998 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr.115 poz.882).wprowadzony został nowy wzór książki obiektu i nałożony obowiązek ich prowadzenia od m-ca lutego 1999 r.
Książki obiektów budowlanych wg nowego wzoru zostały założone dla wszystkich eksploatowanych budynków Spółdzielni w 2004 roku.
Prawidłowość, terminowość i kompletność dokumentacji obligatoryjnych przeglądów budowlanych zgodnie z wymogami ustawy prawo budowlane (art. 62) i przepisów szczególnych przez osoby posiadające stosowne kwalifikacje badano dla poniższych nieruchomości:
Ul. Filtrowa 67 A, ul. Filtrowa 67 B ,ul. Filtrowa 67 C ,ul. Filtrowa 67 D .
We wszystkich przejrzanych książkach znajdują się informacje o osobach upoważnionych do wpisu, dane obiektu, nr KW, data odbioru obiektu, ilość kondygnacji, plan sytuacyjny obiektu oraz wpisane protokoły z dokonanych przeglądów.

7. Przeglądy techniczne zasobów.

Przepisami ustawy – Prawo Budowlane z dnia 7.07.1994 r. w art. 62 nałożony został na właściciela lub zarządcę obiektów budowlanych obowiązek przeprowadzania okresowych kontroli:

  • co najmniej raz na 5 lat – sprawności technicznej i wartości użytkowej całych obiektów budowlanych
  • co najmniej raz w roku sprawności instalacji gazowych i przewodów kominowych

W analizowanych teczkach obiektów stwierdzono coroczne przeglądy techniczne z opisem uszkodzeń i stanem pilności ich usunięcia, przeglądy kominowe, wentylacyjne i p .poż., przeglądy szczelności przewodów gazowych, protokoły komisji przeglądowych, opinie mistrza kominiarskiego i protokoły skuteczności ochrony przeciwpożarowej.
Pod przeglądami znajdują się stwierdzenia, że obiekt nadaje się do dalszej eksploatacji i podpisy inspektorów nadzoru, mistrza kominiarskiego, z pieczątkami z numerem uprawnień.
Stwierdza się , że zgodnie z Art. 62 Ustawy Prawo budowlane obiekty były poddawane przez Spółdzielnię okresowej kontroli raz w roku polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne, szczelności instalacji gazowych i przewodów kominowych i kontroli 5-letniej polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu budowlanego. Ostatni przegląd 5 – letni był w miesiącu grudniu 2010 r.

V. GOSPODARKA REMONTOWA W ZASOBACH MIESZKANIOWYCH

1. Nadzór techniczny nad zasobami mieszkaniowymi i ustalanie potrzeb remontowych.

Nadzór techniczny nad zasobami mieszkaniowymi sprawuje Zarząd, który w ramach codziennych czynności :

  • przygotowuje projekty planów remontów i modernizacji,
  • realizuje plany remontów,
  • przyjmuje zlecenia robót remontowych, ustala kolejność ich wykonania i terminy
  • dokonuje wyboru wykonawców
  • przygotowuje umowy na roboty remontowe,
  • prowadzi nadzór i odbiór wykonanych robót.

2. Planowanie remontów zasobów mieszkaniowych.

Spółdzielnia nie posiada regulaminu dotyczącego gospodarki remontowej.
Zadania w zakresie remontów zasobów mieszkaniowych w Spółdzielni wyznaczane były w rocznych planach gospodarczych zatwierdzanych, zgodnie z treścią § 53 ust.1 Statutu Spółdzielni, przez Radę Nadzorczą Spółdzielni.
Plany gospodarcze za okres objęty lustracją były zatwierdzane przez Radę Nadzorczą stosownymi uchwałami:

  1. na rok 2010 – uchwała nr 3 z dnia 03.06.2010 r.
  2. na rok 2011 – uchwała nr 3/2011 z dnia 23.05.2011 r.
  3. na rok 2012 – uchwała nr 2/2012 z dnia 18.06.2012 r.

3. Finansowanie remontów.

Remonty zasobów mieszkaniowych Spółdzielni finansowane są środkami funduszu remontowego tworzonego jako:

  • odpisów od lokali mieszkalnych ,do których prawa przysługują członkom Spółdzielni, właścicieli lokali niebędących członkami Spółdzielni, którym przysługują spółdzielcze własnościowe prawa do lokali oraz osób użytkujących lokale bez tytułu prawnego.
  • nadwyżki bilansowej netto Spółdzielni przeznaczonej na ten cel na podstawie Uchwały Walnego Zgromadzenia.

Z funduszu remontowego finansowane są prace remontowo-budowlane.
Stan i wpływy środków finansowych na fundusz remontowy Spółdzielni w latach 2010 – 2012 obrazuje tablica nr 10 jako załącznik nr 10 do niniejszego protokołu.
Odpis na fundusz remontowy w latach kształtował się następująco:

  • Rok 2010 – 107.659,68 zł
  • Rok 2011 – 105.451,08 zł
  • Rok 2012 – 105.450,96 zł

Dodatkowe odpisy na fundusz remontowy w poszczególnych latach kształtowały się następująco:

  • Rok 2010 – 60.873,70 zł
  • Rok 2011 – 46.579,45 zł
  • Rok 2012 – 48.221,10 zł.

4. Wykonawstwo robót remontowych

Prace remontowe były wykonywane głównie przez wykonawców zewnętrznych ze środków funduszu remontowego.
Zarząd dokonuje wyboru wykonawców poprzez zapytania ofertowe kierowane do znanych lub poleconych przez inne Spółdzielnie wykonawców robót remontowych. Realizacje prac remontowych dokonano na przykładzie następujących robót:

4.1. Rok 2010

1. Remont dachu.

Umowę zawarto z firmą „ART.-BRUK” Piotr Finke 96-100 Skierniewice ul. Mszczonowska 40/59
Umowa dotyczyła :
Remontu pokrycia dachowego nad skrzydłem budynku A od ulicy Warszawickiego .
Faktura częściowa z dnia 01.10.2010 r. nr 1/10/2010 na kwotę brutto – 21.400 zł zgodnie z protokołem odbioru z dnia 01.10.2010 r.
Faktura z dnia 9.11.2010 r. nr 3/11/2010 na kwotę brutto 25.680 zł. Z faktury potrącono kaucję zgodnie z umową .

2. Remont dachu bud. Ul. Filtrowa 67 D

Umowę zawarto z firmą DACHMAN Daniel Sobolewski 00-140 Warszawa AL.Solidarności 115 lok. 45 dotyczyła ona wymiany pokrycia dachowego z dociepleniem na budynku D.
Remont został rozpoczęty w roku 2009 – faktura częściowa na kwotę 56.175 zł z dnia 10.11.2009 r. Druga faktura wystawiona w dniu 02.06.2010 r. nr 25/2010 na kwotę brutto 85.680 zł
Faktury zostały sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty przez Zarząd i Główną Księgową.

3. Wykonanie instalacji oświetlenia terenu oraz modernizacja systemu domofonowego.

W dniu 01.04.2010 Zarząd Spółdzielni zawarł umowę nr 1/2010 z firmą „POTENCJAŁ” Mariusz Drab Zagościniec ul. Kolejowa 12a 05-200 Wołomin. Faktury zostały sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty przez Zarząd i Główną Księgową. Faktura nr 01/04/2010 z dnia 28.04.2010 r. na kwotę brutto 33.135,96 zł.

4.2. Rok 2011

1. Remont schodów wejściowych.

Na remont i wykonanie prac kamieniarskich przy wejściach do klatek schodowych budynków mieszkalnych zawarto umowę w dniu 16.05.2011r. z Zakładem Kamieniarskim „Kamień” IMPORT- EXPORT Grzegorz Stępień ul. Cmentarna 9 22-253 Kielce . Protokół odbioru z dnia 17.06.2011 r. wykonania schodów przy wejściach do klatek budynków / okładzina z płytek grubości 1 cm. Faktura na kwotę brutto 19.273 zł. oraz faktura nr 3/08/2011 z dnia 16.08.2011 r. na kwotę brutto 6.864,04 zł za wykonanie prac kamieniarskich przy wejściach do 2 klatek.

2. Wykonanie oraz montaż balustrad.

Na wykonanie oraz montaż balustrad zabezpieczających na schodach przy wejściach do budynków Zarząd wybrał firmę „KOWALE.LOSU” s.c. W.Górski, J.Kamiński 03-774 Warszawa ul. Wojnicka 2 .
Faktura na wykonanie robót nr 24/2011 z dnia 15.12.2011 r. na kwotę brutto 14.760 zł.

4.3. Rok 2012

1. Wykonanie prac izolacyjnych w budynkach.

Na wykonanie prac izolacyjnych w budynkach przy ul. Filtrowej 67 Zarząd Spółdzielni zawarł umowę z firmą IMBUDIZOL Sp.z o.o. 01-006 Warszawa ul. Nowolipki 23/103
Faktura za wykonane prace nr 68/IX/2012 z dnia 27.09.2012 na kwotę brutto 68.688 zł. ,
Faktura nr 83/X/2012 z dnia 18.10.2012 na kwotę brutto 68.688 zł. oraz faktura nr 103/XII/2012 z dnia 10.12.2012 r.

2. Remont dachu na budynku.

Na remont dachu zawarto umowę z firmą „DEK-ZEN” Zenon Kochanowicz Blacharz-dekarz 01-802 Warszawa ul. Marymoncka 67 m 3 w dniu 27.05.2012 r. Faktura nr 3/09/2012 z dnia 28.09.2012 r. na wykonanie prac zgodnie z umową oraz oczyszczenie i pomalowanie blach ogniomura na budynku „B” na kwotę 35.672 zł. Do zawartych umów lustrator nie wnosi uwag.

Ponadto w ramach funduszu remontowego w badanych latach wykonano m.in.:

  • instalację odgromową na budynku D,
  • zamontowano 5 słupów wraz z okablowaniem i wykonano oświetlenie podwórka ,
  • odnowiono klatki schodowe we wszystkich budynkach,
  • zainstalowano daszki nad drzwiami wejściowymi
  • wykonano remont schodów zewnętrznych do drzwi wejściowych oraz montaż balustrad,
  • udrożniono przewody wentylacyjne we wszystkich budynkach,
  • wykonano remont i modernizację kotłowni .

Dokonano przeglądu wybranych losowo faktur za wykonane remonty i operacji księgowych. Faktury remontowe księgowane są netto w „Fundusz remontowy”, podatek VAT jest częściowo odliczany według wyliczonej struktury sprzedaży za dany rok, a pozostały podatek VAT jest księgowany z koszty eksploatacji. W przypadku zasobów Spółdzielni Mieszkaniowej „Wspólna Ostoja” ustanawianie praw do lokali oraz zasiedlenie tych lokali miało miejsce przed dniem 1.05.2004 roku, dlatego w odniesieniu do remontów tych lokali (zarówno mieszkalnych jak i użytkowych) Spółdzielnia nie ma prawa odliczenia podatku VAT od remontów tych lokali. Wpłaty na fundusz remontowy są pobierane zgodnie z art. 4 ust. 1, 2, 4 ustawy z dnia 15.12.200 r. O spółdzielniach mieszkaniowych, dlatego korzystają ze zwolnienia z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt. 11 ustawy VAT. Ponieważ zakupy usług dotyczących robót remontowych związane są ze sprzedażą zwolnioną nie dają prawa do odliczenia podatku naliczonego w oparciu o art. 86 ust. 1.

VI. GOSPODARKA FINANSOWA SPÓŁDZIELNI.

1. Podstawy normatywne gospodarki finansowej.

Gospodarka finansowa w Spółdzielni uregulowana jest:

  • w rozdziale IX Statutu Spółdzielni,
  • w zasadach prowadzenia ksiąg rachunkowych określonych uchwałą Zarządu z dnia 28.08.2008 roku.

2. Zasady rachunkowości w Spółdzielni

Spółdzielnia posiada opracowane zasady rachunkowości zatwierdzone uchwałą Zarządu z dnia 28.08..2008 r. w sprawie zatwierdzenia i przyjęcia do stosowania w Spółdzielni podstawowych zasad polityki rachunkowości wraz z Zakładowym Planie Kont. Opracowane zasady rachunkowości spełniają wymogi określone w art.10 ustawy z dnia 29.09.1994r o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. Nr 76, poz. 694 z 2002 roku).
Prowadzenie księgowości zostało powierzone firmie Rachunkowość-Finanse Maria Kozłowska ul. Samorządowa 12B lok. 16 , 05-400 Otwock.
Księgowość prowadzona jest techniką komputerową z wykorzystaniem udokumentowanego programu finansowo-księgowego S-Bit i powiązanego z nim programu analitycznego kosztów S-koszty, programu czynszowego S-czynsze, autorstwa firmy S-bit.
Na każdy z w/w programów Spółdzielnia zawarła umowy z firmą S-bit.

W trakcie lustracji dokonano przeglądu dokumentacji operacji gospodarczych w księgach rachunkowych za wrzesień i grudzień 2010 r. ,sierpień i grudzień 2011 r. i grudzień 2012 r. stwierdzono, że jest ona kompletna i przejrzysta. W dniu 14.10.2010 Zarząd podjął uchwałę o spisaniu w koszty i przychody Spółdzielni nierozliczonych sald występujących na koncie „240″ co było wynikiem realizacji wniosków z poprzedniej lustracji. Dowody księgowe odpowiadały wymogom art. 21 ustawy o rachunkowości posiadały wskazanie okresu, którego dotyczyły, podpis upoważnionej osoby stwierdzający ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach, a także dekretację operacji i potwierdzenie przeprowadzenia ich merytorycznej i formalno-rachunkowej kontroli.

3. Sprawozdania finansowe.

Zgodnie z wymogami rozdziału 5 ustawy o rachunkowości, Spółdzielnia sporządza roczne sprawozdania finansowe w sposób i w terminach określonych ustawą o rachunkowości.
Sprawozdania finansowe za okres objęty lustracją zgodnie z art. 64 ustawy z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości nie podlegają weryfikacji przez biegłego księgowego.
Sprawozdania finansowe zostały przyjęte przez Radę Nadzorczą i zatwierdzone uchwałami Walnych Zgromadzeń:

  • za 2009 rok w dniu 15.06.2010r. uchwałą nr 1/2010,
  • za 2010 rok w dniu 16.06.2011r. uchwałą nr 2/2011,
  • za 2011 rok w dniu 26.06.2012 r. uchwałą nr 1/2012 .

Jak wynika z aktualnego odpisu z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie finansowe za rok 2010 nie zostało złożone i wpisane do KRS. Zarząd Spółdzielni po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez Walne Zgromadzenie składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, odpis uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub straty oraz sprawozdanie z działalności w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego zgodnie z art. 49 ustawy o rachunkowości.
Sprawozdania wraz z wymaganymi załącznikami zostały złożone w Urzędzie Skarbowym Warszawa Środmieście ulica Lindleya 14.
Sprawozdania finansowe zostały sporządzone na prawidłowych drukach i zawierają wszystkie elementy przewidziane w art. 45 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości.

4.Gospodarka kasowa.

Spółdzielnia nie posiada pomieszczenia kasowego i zatrudnionego kasjera.
Wypłaty gotówki w Spółdzielni dokonywane są w stosunkowo niewielkim zakresie. Na podstawie potrzeb zgłaszanych przez pracowników dotyczących wypłat osobom nie posiadającym konta w banku lub drobnych kwot np. za znaczki skarbowe, zakup materiałów biurowych itp. Operacje odnotowywane są w raportach kasowych.
W wyniku analizy raportów kasowych za miesiąc grudzień 2010, 2011 i 2012 roku
nieprawidłowości nie stwierdzono. Jest to kasa podręczna. Wpłaty od użytkowników lokali przyjmowane są w sporadycznych przypadkach.
Inwentaryzacja środków w kasie w latach 2010 – 2012 przeprowadzana była każdorazowo na dzień 31 grudnia, różnic nie stwierdzono.
Dokumenty źródłowe stanowiące podstawę rozchodów gotówki w kasie zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym . Kontrola kasy dokonana w dniu 09.11.2013 r. przez lustratora w obecności Głównej Księgowej i Prezesa Zarządu wykazała zgodność stanu faktycznego gotówki ze stanem ewidencyjnym.

5. Fundusze Spółdzielni

Spółdzielnia zgodnie z zapisem art. 64 ust. 5 i ust. 2 prawa spółdzielczego oraz art. 9.1, 10.2, 17.1 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych i § 78 Statutu tworzy następujące fundusze

  • fundusz udziałowy, powstający z wpłat udziałów członkowskich,
  • fundusz zasobowy,
  • fundusz remontowy.
  • Inne fundusze mogą być tworzone w drodze uchwał Walnego Zgromadzenia.

Stan funduszy Spółdzielni oraz ich zmiany w okresie objętym lustracją przedstawione są w poniższych tabelach:

5.1. Fundusz udziałowy

Fundusz udziałowy powstaje z wpłat udziałów członkowskich i stanowi zabezpieczenie pokrycia ewentualnych strat bilansowych w części przekraczającej fundusz zasobowy Spółdzielni. Środki funduszu służą do finansowania bieżącej działalności Spółdzielni. Saldo i zmiany w stanie tego funduszu przedstawia poniższa tabela:

 

 

rok

stan na 0101.

Zwiększenia

zmniejszenia

stan na 31.12.

2010

285.022,86

 3.102,96

288.125,82

2011

 288.125,82 3.224,98

291.350,80

2012

291.350,80

291.350,80

 

Stan funduszu jest zgodny z ewidencją i rejestrem udziałów. Zwiększenia dotyczyły wpłat udziałów przez nowych członków w wysokości zgodnej ze statutem. Zmniejszenia funduszu dotyczyły wypłat udziałów.

5.2. Fundusz zasobowy

W okresie objętym lustracją zwiększenia i zmniejszenia funduszu dotyczyły głównie księgowań związanych z wpłatą wpisowego, (wysokość wpisowego, zwiększającego zgodnie z ustawą prawo spółdzielcze, fundusz zasobowy, była zgodna z określoną w statucie tj. 1/4 minimalnego wynagrodzenia za pracę przewidzianą w ustawie z dnia 10.10.2002 o minimalnym wynagrodzeniu) zmianami z tytułu umorzenia zasobów i księgowania wolnych środków.
Szczegółowe zmiany tego funduszu przedstawia poniższa tabela:

 

Rok

stan na 01.01.

Zwiększenia

zmniejszenia

stan na 31.12.

2010

 - 4.184,68 29.507,50 55.122,31 -30.614,50

2011

 - 30.614,50 10.346,50 55.937,63 -76.205,94

2012

 - 76.205,94 99.773,37 55.937,63 -32.370,20

Stan funduszów własnych przedstawia tablica nr 14 stanowiąca załącznik nr 11 do niniejszego protokołu.

5.3. Fundusz remontowy został opisany w poprzednim rozdziale

6. Terminowość regulowania zobowiązań finansowych Spółdzielni o charakterze publicznym.

W okresie objętym lustracją Spółdzielnia rozliczała się z budżetem z następujących tytułów podatkowych i nie podatkowych:

  • podatku dochodowego od osób prawnych,
  • podatku od nieruchomości,
  • podatku VAT,
  • składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
  • podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wykazane w bilansie zobowiązania z tytułu podatków na każdego 31 grudnia zostały rozliczone w terminie każdego następnego roku. Zobowiązania wobec budżetu i ZUS oraz inne tytuły podatkowe zostały wykazane w sprawozdaniu finansowym w prawidłowej wysokości, na podstawie danych z ewidencji oraz złożonych deklaracji. W toku wyrywkowego badania danych ujętych w księgach rachunkowych i ujętych w deklaracjach, nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości, które mogłyby podważyć poprawność wykazanych zobowiązań z tytułu podatków i opłat. Podatek VAT odliczany jest według wyliczonej struktury sprzedaży. Odliczany jest również według struktury od robót remontowych co jest nieprawidłowe i wymaga korekty. Spółdzielnia swoje zobowiązania reguluje w terminie, odsetki budżetowe w badanych latach wystąpiły:
w wysokości w roku 2010 – 316,20 zł. w roku 2011 – 134,07 zł, w roku 2012 – 1,83 zł.
Sprawdzono listę wynagrodzeń za m-c XII 2010 r. administrator , dozorca i konserwator.
Ryczałty Zarządu za mc XII 2010 r. w wysokości 3000 zł , Prezes Zarządu – 2000 zł brutto ,Z-ca Prezesa Zarządu – 500 zl brutto, Sekretarz Zarządu- 333 zł , członek 167zł
Zgodnie z Uchwałą Walnego Zgromadzenia ryczałt dla Zarządu został podniesiony do kwoty 5000 zł brutto . Prezes Zarządu 3.000 zł . z-ca Prezesa Zarządu – 1000 zł,
Członek Zarządu – 1000 zł. Wynagrodzenia w 2012 roku nie uległy zmianie.

7. Kondycja finansowa Spółdzielni

Spółdzielnia w poszczególnych latach tworzyła lokaty bankowe na wolne środki finansowe w roku 2010 w wysokości – 658.194,31 zł. a w roku 2011 w wysokości – 39.000 zł. i w roku 2012 w wysokości 240.000 zł. Saldo lokat bankowych na dzień 31 grudnia każdego roku.
Przychody finansowe z tytułu wolnych środków pieniężnych wyniosły:

  • w 2010 kwota 19.983,51 zł
  • w 2011 kwota 10.334,22 zł
  • w 2012 kwota 15.178,79 zł

Odsetki zostały wykazane w rachunku zysków i strat jako przychody finansowe. Stan środków finansowych w poszczególnych latach przedstawia tabela numer 13 stanowiąca załącznik numer 12 do niniejszego protokołu. Na tym protokół zakończono.

B. INFORMACJE KOŃCOWE

Niniejszy protokół lustracji zawiera 32 strony kolejno ponumerowane i zaparafowane przez lustratora oraz 12 szt. załączników.

Przed podpisaniem protokołu poinformowano Zarząd Spółdzielni o możliwości zgłoszenia zastrzeżeń odnośnie konkretnych sformułowań i danych ujętych w protokole. Ponadto poinformowano o prawie zgłaszania pisemnych wyjaśnień przy podpisaniu lub w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu lustracji.